Verantwortlich für den Inhalt
Mittelschule Theodor Heuss
Robert Seif
Pandurenweg 9
94469 Deggendorf
Telefon: 0991/340300
E-Mail: verwaltung@ms-theodor-heuss.de
Behördliche Datenschutzbeauftragte:
Waltraud Rimböck
Grundschule Plattling
Preysingstraße 21
94447 Plattling
E-Mail: datenschutz@gs-plattling.de
Dienstliche E-Mails
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung der dienstlichen E-Mail-Post- fächer zur datenschutzkonformen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatlichen bayerischen Schulen. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erzie- hungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.
a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner)
Bei den Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen des E-Mail-Verkehrs mit einer Nutzerin bzw. einem Nutzer eines Dienst-E-Mail-Postfachs be-kannt werden. Das sind beispielsweise die E-Mail-Adresse, Name, Uhrzeit der versandten E-Mail und Inhalt der versandten E-Mail inkl. Anlage.
Rechtsgrundlage
Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG.
Zwecke
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der E-Mail-Postfächer dient der datenschutzkon- formen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatlichen bayerischen Schulen insbesondere mit Erziehungsberechtigten, Schülerinnen und Schülern (soweit hierfür keine Schul- bzw. Elternkommunikationsportale durch den Schulaufwandsträger bereitgestellt werden), sowie mit schulischen Partnern, z. B. mit örtlichen Behörden, Vereinen, Einrichtungen und Unternehmen; ebenso ggf. der Kommunikation zwischen staatlichen Schulen und weiteren öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.
Empfänger Schulinterne Empfänger
Empfänger sind in erster Linie diejenigen Nutzerinnen und Nutzer des Dienst-Email-Postfachs (staatliches Personal), mit welchen über Dienst-E-Mail kommuniziert wird.
Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hin- aus die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der per- sonenbezogenen Daten sein.
Externe Empfänger
Zur Bereitstellung und Nutzung der Dienst-E-Mail ist ferner die Übermittlung personenbezogener Da- ten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinba- rung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).
Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support der Dienst-E-Mail folgender Auftragsverarbeiter:
- Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB)
- Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung Dillingen (ALP)
Für die Bereitstellung, Betrieb und Wartung der zentralen technischen Infrastruktur der Dienst-E-Mail sowie den 3rd –Level-Support bedienen sich die Auftragsverarbeiter des Landesamts für Digitalisie- rung, Breitband und Vermessung (LDBV) – IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ), St. Martin-Str. 47, 81541 München – als Unterauftragsverarbeiter.
Ebenfalls Unterauftragsverarbeiter ist die opscon IT operations and consulting GmbH, Große Allee 21, 89407 Dillingen als technischer Betriebsdienstleister.
Im Rahmen der Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Übermittlungsempfänger.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungs- fristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Speicherdauer sind insbesondere Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO, zu entnehmen.
Dies bedeutet für die Löschfrist im Einzelnen:
- Eigene Inhalte (z.B. Inhalte des E-Mail-Postfachs, selbst angelegte Kalender und Adressbü- cher/Kontakte) löschen die Nutzerinnen und Nutzer selbst, sobald diese nicht mehr erforder- lich sind, in der Regel spätestens nach Ablauf des darauffolgenden
- Im Übrigen erfolgt die Löschung nach Deaktivierung des Postfachs in der Benutzerverwaltung. Durch die Nutzerin den Nutzer versandte Nachrichten/Anhänge verbleiben beim Empfän- ger.
b) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Schulleitung, Lehrkräfte)
Bei den Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Lehrkräfte) handelt es sich um Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten der E-Mails und Anla- gen, Kalendereinträge und Aufgaben und sonstige Nutzungsdaten (Protokolldaten) im Sinne der Zif- fern 3.1.1 bis 3.1.5 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.
Rechtsgrundlage
Für die Beschäftigtendaten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i.V. mit den Rechtsgrund- lagen des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses.
Für die Verarbeitung der Inhaltsdaten die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Zwecke
Siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) – Zwecke.
Empfänger Schulinterne Empfänger
Andere Nutzerinnen und Nutzer, mit denen kommuniziert wird.
Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hin- aus die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der per- sonenbezogenen Daten sein.
Außerdem die Nutzerverwalter der Schule oder Dienststelle und im Rahmen des Globalen Adress- buchs andere Schulen/Dienststellen.
Externe Empfänger
Externe Empfänger bzw. Absender, mit denen die Nutzer innen und Nutzer kommunizieren
Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Ac- count (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) – Empfänger.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungs- fristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Für die Datenkategorien (Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten – Ziffern 3.1.1-3.1.4 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) spätestens 3 Monate
- ab dem Zeitpunkt, zu dem das pädagogische Personal die Schule verlässt,
- nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern).
- Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Da- tenübertragbarkeit für weitere 6 Monate vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung einge- schränkt ist und die Betroffenen keine Löschung
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbe- wahrt und danach automatisiert gelöscht.
Im Übrigen s.o. unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) – Dauer der Speicherung.
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Datenschutz
Datenschutz auf einen Blick
Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
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Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen
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Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
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